Hvis man vælges ind som bestyrelsesmedlem i en forening, skal man handle på vegne af foreningen i bestyrelsesperioden. Det er generalforsamlingen i en forening, der er det øverste besluttende organ. I det daglige er det dog bestyrelsen, der bestemmer, hvordan en forening skal agere og hvilke forpligtelser en forening påtager sig.
Som bestyrelsesmedlem skal man på den ene side være sig sit (bestyrelses)ansvar bevidst. På den anden side skal man være opmærksom på, at der er ganske vide grænser for, hvad et bestyrelsesmedlem – uden at ifalde ansvar – kan foretage sig på vegne af foreningen, hvis der er fornuftige grunde til det. Yderligere vil der kun blive tale om erstatningsansvar, hvis handlinger eller undladelser (uden for grænserne) har resulteret i et økonomisk tab.
Spørgsmålet er, hvor vide disse grænser for bestyrelsesansvar må anses for at være.
Der er – ligesom for fysiske personer – ikke lovfæstet nogle bestemte grænser for handlefriheden. Men i retspraksis har der over årene dannet sig nogle almindeligt anerkendte grænser, der dog ikke er knivskarpe.
I det følgende vil jeg kort komme ind på disse grænser.
Generalforsamlingsbeslutninger
Det er en forenings generalforsamling, der er øverste besluttende organ i en forening. Dette medfører, at når der på en generalforsamling er taget en beslutning, som bestyrelsen pålægges at føre ud i livet, skal det enkelte bestyrelsesmedlem agere i overensstemmelse hermed.
Hvis det eksempelvis på en generalforsamling i en tennisklub besluttes, at banerne skal vedligeholdes for 100.000 kr. i den kommende sæson, skal et bestyrelsesmedlem holde sig indenfor fuldmagten, og ikke igangsætte vedligeholdelse for 150.000 kr.
Vedtægter
En forenings vedtægter skal også overholdes. Hvis man er uenig i vedtægternes indhold, finder dem forældede eller lignende, kan man som bestyrelsesmedlem arbejde på at få foreningens medlemmer overbevist om, at vedtægterne skal ændres, og få ændringerne vedtaget på generalforsamlingen.
Et bestyrelsesmedlem må ikke handle i strid med vedtægterne, og eksempelvis lade en forening investere i aktier, hvis det er i strid med foreningens formål (det vil det oftest være i en ikke-erhvervsdrivende forening).
Dårlig økonomi eller byrdefulde forpligtelser
Hvis en forening har en dårlig økonomi, skal man som bestyrelsesmedlem være meget varsom med, hvad man lader foreningen indkøbe eller forpligte sig til.
Det samme gælder, hvis foreningens økonomi er udemærket, men hvis påtænkte aftaler eller forpligtelser for foreningen er enten så store eller uigennemskuelige, at man ikke er sikker på, at foreningen kan opfylde sin del af aftalen eller sine forpligtelser.
De fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når det viser sig, at foreningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.
Hvis det må stå en almindelig fornuftig person klart, at en forening med nogen sandsynlighed ikke kan opfylde sine forpligtelser i en kommende aftale, bør et bestyrelsesmedlem aktivt arbejde imod indgåelse af en sådan aftale.
For at undgå et medansvar skal medlemmet give udtryk for dette på bestyrelsesmødet, stemme imod sådan en forpligtelse og sørge for at dette bliver noteret i bestyrelsesprotokollen og evt. indbringe sagen for generalforsamlingen. Hvis den resterende bestyrelse trods modstanden indgår en problematisk aftale, bør bestyrelsesmedlemmet trække sig fra bestyrelsen. Det er i den forbindelse ikke nok at undlade at møde til bestyrelsesmøder og/eller undlade at stemme. Det er nødvendigt enten at få noteret i bestyrelsesprotokollen eller skriftligt oplyse til bestyrelsen, at man trækker sig ud og grunden hertil.
Indsamling af information
Det at holde sig indenfor vedtagne beslutninger, vedtægter og økonomiske grænser kræver naturligvis, at bestyrelsesmedlemmet har kendskab til disse. En del bestyrelsesansvarssager bunder i, at bestyrelsen ikke har (ikke har villet) stillet uddybende spørgsmål til forhold, der burde have været nærmere undersøgt.
Som medlem af en forenings bestyrelse kan man ikke undgå ansvar ved at holde sig uvidende. Man skal opsøge den nødvendige information. Hvis eksempelvis kassereren i foreningen ikke kan give klare svar på foreningens økonomiske status, må medlemmet selv undersøge foreningens økonomi.
Uforsvarlige eller retsstridige handlinger
Hvis et bestyrelsesmedlem foretager uforsvarlige eller retsstridige handlinger på vegne af foreningen, kan dette medføre ansvar for medlemmet, ligesom sådanne handlinger ville gøre det, når personen handler på egne vegne. Et eksempel på en retsstridig handling kunne være, at bestyrelsen i en periode drev virksomhed med offentlige hasardspil for at samle penge ind til foreningen uden at have de nødvendige tilladelser her til.
De fleste er klar over, at uforsvarlige eller retsstridige handlinger kan medføre ansvar, og vil hverken udføre sådanne handlinger på egne vegne eller en forenings vegne, og derfor er den slags handlinger sjældent årsag til bestyrelsesansvar.
Ansættelse, tilsyn og kontrol
Hvis en bestyrelse har ansat en eller flere personer i foreningen, kan en bestyrelse både ifalde ansvar overfor den eller de ansatte, overfor foreningen eller overfor tredjemand.
Bestyrelsen skal sørge for, at lovgivningen overholdes mht. ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat etc.
Bestyrelsen skal føre tilsyn med, at den eller de ansatte holder sig til de instrukser, der er givet mht. udførsel af deres arbejdsopgaver. Det betyder ikke, at et bestyrelsesmedlem hver dag skal kontrollere det udførte arbejde, men at der jævnligt bør føres tilsyn og en rimelig kontrol.
Særligt hvis ansatte modtager indbetalinger på vegne af foreningen og betaler foreningens regninger, og evt. også medvirker til at lave budgetter og årsregnskaber, skal bestyrelsen føre kontrol med foreningens midler.
Bestyrelsen skal også føre tilsyn med, at antallet af ansatte og deres aflønning står mål med foreningens formål og midler.
Bestyrelsen bør også være opmærksom på, at de ansattes handlinger under arbejdet kan medføre arbejdsgiveransvar for foreningen, og i grelle tilfælde afledt bestyrelsesansvar, særligt hvis bestyrelsen har svigtet sin tilsynspligt eller givet retsstridige eller uforsvarlige instrukser om arbejdets udførelse.
Værktøjer til godt bestyrelsesarbejde
Der kan ikke gives et fuldstændigt dækkende billede af, hvornår et bestyrelsesmedlem ifalder ansvar. Det vil man heller ikke kunne give for fysiske personers eller selskabers handlinger eller undladelser. I hvert eneste tilfælde, hvor bestyrelsesansvar overvejes, afvejes de konkrete omstændigheder i situationen; eksempelvis foreningens formål, generalforsamlingsbeslutninger, hvad vidste eller burde bestyrelsesmedlemmet vide, hvordan var den økonomiske situation og ikke mindst – hvad ville en almindelig fornuftig person i samme situation have gjort.
Overholdelse af en forretningsorden i en forening og førelse af en beslutningsprotokol er gode værktøjer for en bestyrelse til at holde sig på rette spor. Dels for at sikre at formelle krav fra vedtægter mv. overholdes, dels for at fastslå, hvem der beslutter hvad, hvem der gør hvad, og hvem der faktisk kan handle på foreningens vegne.
Bestyrelsens forretningsorden kan eksempelvis indeholde følgende punkter:
• Foreningens formål, som bestyrelsen skal arbejde for
• Frister for indkaldelse til møder og indkaldelsesmåde
• Krav til dagsordens udformning
• Regler for beslutningsdygtighed (hvor mange skal der være til stede?)
• Afstemningsregler
• Opgavefordeling og opfølgning
• Nedsættelse af (stående/ad hoc) udvalg
• Habilitetsregler (dvs. hvilke rettigheder man har i forhold til at træffe beslutninger)
• Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat/bestyrelsesprotokol
• Eventuel tavshedspligt
• Økonomiopfølgning (både ifht årsrapporter og budgetlægning)
I bestyrelsesprotokollen, der føres af sekretæren i bestyrelsen, skal refereres, hvilke emner bestyrelsen har drøftet, og hvilke beslutninger, der blev truffet, hvem der evt. stemte imod, og hvad bestyrelsen på foreningens vegne skal gøre eller undlade, og hvilke opgaver, som de enkelte bestyrelsesmedlemmer har fået.
I tilfælde af overvejelser om bestyrelsesansvar vil indholdet af en bestyrelsesprotokol ofte spille en stor rolle, da den kan vise, om bestyrelsen handlede velovervejet i den pågældende situation. Det er derfor vigtigt at få bestyrelsesprotokollen ført.
Konklusion
I korte træk skal et bestyrelsesmedlem handle efter samme fornuftige målestok på vegne af foreningen, som det enkelte bestyrelsesmedlem ville have handlet i forhold til sin egen forretning eller privatøkonomi.
Som hovedregel vil et bestyrelsesmedlem, der arbejder aktivt og fornuftigt med løse foreningens problemer (i stedet for at lade problemerne vokse), der inddrager relevante rådgivere og i øvrigt sørger for at lægge og overholde realistiske budgetter, ikke ifalde bestyrelsesansvar.
For en sikkerheds skyld, skal det dog altid overvejes, hvorvidt der skal tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring for foreningens bestyrelse.
